Od pierwszej e-faktury do KSeF. 30 lat doświadczenia EDITEL wautomatyzacji procesów

Zanim ktokolwiek usłyszał o KSeF, polskie firmy już od trzech dekad wymieniały faktury elektroniczne w standardzie EDI/EDIFACT, bezpośrednio między systemami partnerów handlowych. Dzisiejsze e-fakturowanie nie zaczyna się w plikach XML wysyłanych do rządowej bramki. To kolejny etap automatyzacji procesów, która od lat pomaga firmom ograniczać ręczną pracę, błędy i opóźnienia w rozliczeniach. Zobacz, jak zmieniało się elektroniczne fakturowanie w Polsce i co ta historia oznacza dla Twojej firmy.

Czym są faktury elektroniczne i co odróżnia je od skanu?

Faktura elektroniczna to dokument rozliczeniowy, którego oryginałem jest plik danych — nie papierowy wydruk, skan ani obraz dokumentu. Wydruk pełni wyłącznie funkcję podglądu. Ta różnica przesądza o tym, czy dokument da się przetworzyć maszynowo, czy ktoś musi przepisać go ręcznie do systemu.

W obiegu funkcjonują dziś trzy poziomy dojrzałości takiego dokumentu:

• obraz faktury – plik PDF wysłany mailem; czytelny dla człowieka, dla systemu księgowego praktycznie bezużyteczny;
• faktura ustrukturyzowana w standardzie EDI – komunikat INVOIC, który ERP odbiorcy zaczytuje bez udziału pracownika;
• faktura ustrukturyzowana w modelu clearance – plik XML przygotowany według wzoru FA(3), który określa układ danych na fakturze. Jest uznawana za wystawioną po przyjęciu przez KSeF i nadaniu jej numeru KSeF.

Dopiero dwa ostatnie warianty skracają czas obsługi zobowiązań i należności.

Jak wyglądała droga od komunikatu INVOIC do KSeF?

Przez trzy dekady coraz więcej kontroli poprawności faktur przejmowały systemy, zamiast pracowników, którzy ręcznie wprowadzali i sprawdzali dane. Kolejne etapy tej drogi układają się w prostą sekwencję, w której od początku uczestniczyła Grupa EDITEL, uznawana za jednego z globalnych liderów we wdrażaniu rozwiązań z zakresu cyfrowej transformacji dla firm.

1. Lata 90. – pierwsze wdrożenia EDI w handlu i FMCG. Sieci handlowe wymagają od dostawców zamówień i faktur w formacie EANCOM®, podzbiorze UN/EDIFACT.
2. Lata 2000 – EDI wychodzi poza handel i trafia do motoryzacji, budownictwa, farmacji oraz logistyki. Wymiana dokumentów przestaje kończyć się na granicy kraju.
3. 2019 – start Platformy Elektronicznego Fakturowania. Podmioty publiczne mają obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych zgodnych z normą EN 16931 od wykonawców realizujących zamówienia publiczne.
4. 2022 – uruchomienie dobrowolnego KSeF. Firmy mogły połączyć swoje systemy ERP z centralną platformą do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
5. 2026 – obowiązkowe wystawianie e-faktur: od 1 lutego dla podatników o sprzedaży powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia dla pozostałych, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podmiotów objętych przepisem przejściowym.

Co 30 lat praktyki zmienia w automatyzacji procesów?

Dzięki rozwojowi e-fakturowania cyfryzacja obejmuje dziś nie tylko samą fakturę, ale całe procesy finansowe firmy. Po stronie sprzedaży jest to cykl Order-to-Cash: od przyjęcia zamówienia, przez realizację dostawy i wystawienie faktury, aż po otrzymanie płatności. Po stronie zakupów działa analogiczny proces Procure-to-Pay — od zakupu i odbioru towaru lub usługi po obsługę oraz opłacenie faktury. Automatyzacja tych etapów pomaga skrócić czas obsługi dokumentów, ograniczyć błędy i lepiej kontrolować należności oraz zobowiązania.

• Krótszy cykl rozliczeniowy – faktura trafia bezpośrednio do systemu kontrahenta zaraz po wystawieniu. Dzięki temu może zostać szybciej zweryfikowana i przekazana do płatności, bez opóźnień związanych z mailowym odbiorem, przesyłaniem i wprowadzaniem dokumentu.
• Mniej korekt – dane pobierane wprost z zamówienia i awiza dostawy pozwalają wyeliminować literówki w indeksach, cenach i numerach kontrahentów.
• Niższy koszt obsługi – międzynarodowe badania wskazują na oszczędność sięgającą 51 EUR na jednym procesie od zamówienia do faktury.
• Gotowość na audyt – komplet dokumentów wraz z historią transmisji jest dostępny bez przeszukiwania segregatorów.

Dlaczego przy wdrażaniu KSeF staż dostawcy usług ma znaczenie?

Doświadczenie partnera technologicznego jest ważne szczególnie wtedy, gdy proces odbiega od standardowego scenariusza. System powinien nie tylko wysłać poprawną fakturę do KSeF, lecz także właściwie obsłużyć sytuacje takie jak korekty, załączniki, praca w trybie offline, faktury zagraniczne czy dokumenty, które nie podlegają obowiązkowi przesyłania do KSeF. Dzięki temu zespół nie musi ręcznie reagować na każdy nietypowy przypadek.

EDITEL działa w Polsce od 1996 r. jako pierwszy operator EDI na tym rynku, a zaplecze Grupy to ponad 40 lat pracy nad wymianą danych w łańcuchu dostaw, blisko 50 000 obsługiwanych firm i około miliarda transakcji rocznie. Firma jest certyfikowanym Peppol Access Point, dysponuje certyfikatem ISO 27001 oraz Service Deskiem dostępnym całą dobę.

Największą wartością współpracy z tak doświadczonym partnerem pozostaje jednak zasada „jedna integracja, wiele możliwości”. Firma łączy swój system ERP z infrastrukturą EDITEL tylko raz, a następnie może obsługiwać różne modele wymiany faktur: KSeF w Polsce, PEF w zamówieniach publicznych, Peppol w handlu międzynarodowym, klasyczne komunikaty EDI oraz krajowe formaty, takie jak niemiecki ZUGFeRD.

Dzięki temu przy wejściu na nowy rynek lub rozpoczęciu współpracy z kolejnym partnerem handlowym nie trzeba każdorazowo budować nowej integracji od podstaw. Skonsultuj z naszymi ekspertami, jak wdrożyć faktury elektroniczne w swojej firmie.

Artykuł sponsorowany